Ist Ihre Praxis fit für die Zukunft?

Der Erfolg einer Arztpraxis zeichnet sich nebst der medizinischen Behandlung und der Persönlichkeit eines jeden einzelnen Mitglieds des Praxisteams durch folgende zwei Eckpfeiler aus: 

1. Abläufe in der Arztpraxis: Sind diese gut durchdacht und werden sie auch korrekt umgesetzt?
2. Kommunikation: Wie sind die Kommunikationsart – und weise sowie das Verhalten des gesamten Praxisteams?

Eine erfolgreiche Praxis legt auf beides gleichermassen Wert. Sie kümmert sich sowohl um schlanke und effiziente Abläufe als auch um eine passende Kommunikation zwischen den Praxismitarbeitenden und Patientinnen / Patienten, aber auch innerhalb des gesamten Praxisteams. 

Heute beschäftigen wir uns mit dem ersten Aspekt, sprich mit den Abläufen in der Arztpraxis. Suboptimale Abläufe in einer Praxis führen rasch zur Mehrbelastung des Teams und damit zur Unzufriedenheit. Dabei summieren sich auch kleine Fehler, da sie zur ordentlichen Erledigung mehr Zeit als notwendig in Anspruch nehmen. Deshalb ist es wichtig, sich gemeinsam als Team etwas Zeit zu nehmen, um die Prozesse zu beleuchten und gegebenenfalls anzupassen. Mit diesen vier Schritten kommen Sie zum Ziel:

1. Erfassung der Abläufe
2. Zielsetzung der Abläufe definieren
3. Analyse der Abläufe
4. Optimierung der Abläufe

1. Erfassung der Abläufe

Schreiben Sie alle relevanten Abläufe auf und stellen Sie sie übersichtlich dar. Nachfolgend ein paar Prozesse administrativer Natur:

• Aufnahme neuer Patientinnen und Patienten
• Einholung einer unterschriebenen Einverständniserklärung bei der Patientin oder des Patienten, falls deren Daten zwecks Abrechnung an Dritte weitergegeben werden
• Pflege der Patientenstammdaten inklusive Angaben zur Versicherung, Anschrift, E-Mail-Adresse etc.
• Erfassung und Abrechnung der Leistungen sowie abgegebener Medikamente
• Pflegen der Praxisagenda

2. Zielsetzung der Abläufe definieren

Sind erst einmal alle Abläufe erfasst, können Sie mit der Optimierung beginnen. Zunächst müssen Sie sich über das Ziel klar werden, dass durch die Anpassung erreicht werden soll. Diese sind je nach Praxis unterschiedlich und können von «Reduzierung von Fehlern» bis «Mehr Zeit für Patientinnen und Patienten» alles beinhalten.

3. Analyse der Abläufe

Nachdem die Zielsetzung definiert ist, können Sie nun die aktuellen Arbeitsabläufe analysieren. Folgende Fragestellungen können Ihnen dabei helfen: 

• Sind die definierten Abläufe allen Mitgliedern des Praxisteams bekannt?
• Werden die Möglichkeiten der Praxissoftware vollumfänglich genutzt?
• Werden Fehler erkannt und korrigiert?
• Kann auf Störungen angemessen reagiert werden?
• Werden die Leistungen lückenlos erfasst und zum richtigen Tarif verrechnet?
• Sind die Abläufe mit externen Stellen wie Versicherungen, Überweisenden, Behörden etc. konform?
• Werden neu eintretende Mitarbeitende informiert und instruiert?

4. Optimierung der Abläufe

Nach der Analysephase folgt nun die Umsetzung der gewonnen Erkenntnisse. Sie entscheiden, ob Sie die Veränderungen ab sofort oder schrittweise einführen möchten. Es ist sinnvoll, zu einem späteren Zeitpunkt zu überprüfen, ob die eingeleiteten Massnahmen die erhoffte Wirkung erbracht haben oder ob weitere Verbesserungen erforderlich sind.

Fazit: Klar definierte Abläufe sparen Zeit und Geld und reduzieren den Stress erheblich, auch in hektischen Situationen. 

Prozessberatung für Praxen

Falls Sie eine professionelle Unterstützung bei der Optimierung der Praxisabläufe benötigen, beraten die Fachspezialistinnen und -spezialisten der Ärztekasse Sie und Ihr Praxisteam gerne. Diese Dienstleistung ist exklusiv für ihre Mitglieder. Für weitere Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihre Ärztekasse-Agentur oder schreiben Sie eine E-Mail an onboarding_at_aerztekasse.ch.